Tai sistema, skirta organizacijoms, norinčioms, kad visi jos dokumentai būtų saugomi vienoje vietoje ir greitai prieinami bet kuriuo metu be papildomų kaštų. Saugomi dokumentai:

  • Apskaitos sistemoje gali būti išrašomi šie dokumentai:
    • PVM sąskaitos faktūros;
    • grynųjų pinigų priėmimo kvitai;
    • važtaraščiai.
    • Reikalingos saugoti buhalterinės ataskaitos:
    • kasos pajamų orderiai;
    • kasos išlaidų orderiai.
  • Gaunami elektroniniai dokumentai, kurie gali būti įvairiausių formatų (PDF, JPEG, DOC ir kita). Prie jų galima suvesti visus reikalingus metaduomenis.
  • Kiti dokumentai, kurie prieš archyvavimą nuskenuojami ir užpildomi reikalingi metaduomenys.
  • Saugomos informacijos atvaizdavimas:
  • Saugomi skaitmeniniai dokumentai, kurie nuo pat atsiradimo yra tik skaitmeniniai turi būti atvaizduojami taip, kaip buvo atspausdintas ir gavėjui perduotas dokumentas. Dokumento duomenys esantys pas gavėją ir dokumento duomenys atspausdinti iš saugomų dokumentų saugyklos bus identiški.
  • Skaitmeniniai dokumentai, kurie į archyvą pateko juos nuskenavus turi originalų vaizdą (PDF rinkmeną), kad bet kada būtų galima atsispausdinti jo kopiją.
  • Ieškant reikiamos informacijos saugomų dokumentų saugykloje, yra galimybė nurodyti:
    • saugomo dokumento tipą;
    • dokumento numerį;
    • laikotarpį;
    • mokėtoją;
    • gavėją;
    • kontekstinę dokumento turinio informaciją.
  • Automatizuotas metaduomenų užpildymas (kaip pavyzdys,PVM sąskaita faktūra)

Nuskenuota PDF formatu sąskaita turi barkodą. Sistema, pagal barkode esančią informaciją (pvz., sąskaitos numerį), kreipiasi į VVS ir gauna visus kitus reikiamus rekvizitus (sąskaitos faktūros numeris, pirkėjas / tiekėjas, data, PVM suma, įmonės kodas, PVM kodas) ir sąskaitą PDF formatu kartu su rekvizitais patalpina į sąskaitų faktūrų registrą ir atitinkamai į archyvą.

e-Archive naudos:

  • Duomenų saugumas užtikrinamas SSL perdavimo kanalu ir naudotojo prisijungimu.
  • Sąskaitos faktūros saugomos teisės aktuose nurodytą saugojimo terminą.
  • Bet kada galima atspausdinti saugomų dokumentų registrą
  • Neriboto dokumentų skaičiaus saugojimas;
  • Dokumentų paieška pagal jų indeksų reikšmes ir turinį (data, numeris ir pan.);
  • Operatyvus archyvuotos informacijos pasiekimas;
  • Prieiga prie dokumentų 24 val. per parą;
  • Naudotojams nereikia diegti programinės įrangos – prieiga prie dokumentų per interneto naršyklę;
  • Teisingai sutvarkius procesą ir naudojant SIS-EDI sprendimą galima pereiti prie elektroninių sąskaitų faktūrų atsisakant popierinių (taip pat su tiekėjais ir pirkėjais);
  • Tinka saugoti .xml dokumentus, gautus per EDI;
  • Galimybė naudoti Microsoft Office 365 arba Microsoft SharePoint On Premise;
  • Greita investicijų grąža;
  • Sutaupytas laikas;
  • Nedidelės kainos;
  • Tai ekologiška!
Visos teisės saugomos © 2001-2017
Sistemų integracijos sprendimai